Selama bertahun-tahun, penggunaan program spreadsheet Microsoft Excel telah mendarah daging di kalangan administrasi bisnis dan personal. Spreadsheet di anggap sebagai solusi paling sederhana untuk mengatur, menghitung dan mempresentasikan data.

Spreadsheet Excel telah menjadi alat universal yang penerapannya begitu luas di kalangan perusahaan. Mulai dari mengawasi data keuangan hingga mengatur arus keluar masuk barang.

Belum ada inovasi teknologi yang mampu menggeser peranan spreadsheet sebagai aplikasi pokok di perkantoran (selain pembaruan yang di sediakan Microsoft Office dan pesaing alternatif seperti Google Docs, yang juga pada dasarnya sama seperti Excel). Jadi, spreadsheet masih menjadi nomor satu.

Kegunaan spreadsheet yang begitu banyak menjadikannya sangat berharga. Namun kian lama, efisiensi jenis berkas ini kian terlihat menurun. Berikut ini adalah alasan mengapa Anda harus pertimbangkan untuk menggunakan spreadsheet Excel.

Spreadsheet masih rawan salah

Menurut penelitian System ID, hampir 90 persen berkas spreadsheet yang di gunakan pekerja kantoran rentan salah. Kesalahannya bervariasi, mulai dari formula perhitungan yang tidak sesuai, angka yang tidak terkalkulasi, format yang tidak efisien dan sebagainya.

Memang, aplikasi spreadsheet-nya sendiri tidak dapat di salahkan karena manusia yang mengelolanya-lah yang kurang jeli. Namun, beberapa fitur dalam spreadsheet seperti keringkasan, kelenturan dan kurangnya komunikasi, ikut andil dalam kesalahan yang di lakukan oleh pengguna.

Karena spreadsheet biasanya di gunakan untuk data-data yang sifatnya sensitif, maka risiko yang di timbulkan jauh lebih besar.

Tidak ada aturan format yang jelas

Microsoft Excel (dan program spreadsheet lainnya) memberi pengguna banyak opsi untuk melakukan format pada sel, baris dan kolom, termasuk memformat presentasi data di berkas spreadsheet-nya.

Memang di satu sisi, hal ini akan memberi kemudahan, namun di sisi lain, pengguna menjadi bingung mana yang “benar” dan mana yang “salah.”

Excel generasi terbaru menyediakan banyak template sebagai patokan, namun formatnya masih belum terstandarisasi sehingga masing-masing pekerja, rekanan dan klien Anda akan kebingungan satu sama lain.

Terlalu umum

Fleksibilitas program spreadsheet memang tiada duanya. Namun, hal ini juga bisa menjadi kelemahan, karena ketika di gunakan untuk fungsi tertentu, fitur yang di¬†sediakan tidak memadai. Seperti ada ungkapan, “jack of all trades, master of none” (“punya kemampuan di berbagai bidang, namun tak satupun di kuasai.”)

Spreadsheet sangat layak di gunakan untuk berbagai bidang pekerjaan, namun tidak ideal untuk menangani satu fungsi khusus. Apalagi, sekarang sudah bertebaran banyak aplikasi yang menawarkan fungsi tertentu dengan fitur yang jauh melebihi kemampuan Excel.

Coba Anda pikirkan, ketika hendak menikmati kopi, manakah tempat yang Anda pilih, McDonalds atau kafe kopitiam?

Spreadsheet hanya dapat di gunakan oleh satu orang

Memang, Google Docs sudah menyediakan fitur kolaborasi online jika Anda menggunggah berkas spreadsheet ke layanan mereka. Namun, pada umumnya hanya ada satu orang yang dapat melakukan penyuntingan secara aktif.

Setiap orang harus bergiliran melakukannya. Hal ini sangat sulit bagi kelompok kerja untuk berkolaborasi dalam menyelesaikan satu tugas.

Untuk menghadapi dunia kerja yang kini tidak lagi mengharuskan karyawan untuk datang ke kantor, Anda butuh aplikasi manajemen kolaborasi yang lebih mudah dan interaktif.

Tidak dapat di perbarui secara langsung

Menurut Forrester Research, distribusi dan pembaruan data secara langsung (real-time streamline and update) adalah salah satu elemen yang wajib di miliki oleh bisnis yang aktivitas keluar masuk barangnya ramai. Terutama, mereka yang bergerak di bidang retail.

Semakin luasnya variabel data dan meningkatnya permintaan konsumen akan mengharuskan Anda untuk memperbarui pelacakan inventaris barang serta data pembelian pada waktu yang sebenarnya.

Spreadsheet tidak dapat di andalkan untuk pekerjaan yang demikian karena tidak di rancang untuk di perbarui dan di distribusikan secara berkala. Meskipun sudah ada fitur kolaborasi, namun penyuntingan datanya harus tetap di lakukan secara manual, sehingga terkesan merepotkan.

Jadi, apa solusinya?

Jawaban sederhananya adalah perangkat lunak khusus.

Ada banyak pengembang perangkat lunak pelacakan inventaris perusahaan dan manajemen administrasi perkantoran di luar sana yang juga meliputi banyak fungsi. Contohnya, layanan kolaborasi kelompok kerja, atau aplikasi akuntansi.

Silakan Anda simak referensi berikut ini:

kegunaan excel - daftar aplikasi untuk sistem paperless

Daftar aplikasi untuk menerapkan sistem paperless