Indonetwork, Elektronik – Salah satu fungsi mesin absensi yang paling umum adalah mencatat jam masuk dan keluar karyawan. Akan tetapi, fungsi mesin absensi tidak hanya itu saja. Lebih dari itu, mesin absensi dapat mengelola semua kebutuhan karyawan dalam pekerjaan.
Semakin berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, bidang perkantoran semakin dituntut untuk beralih menggunakan mesin-mesin berbasis digital dalam menunjang pekerjaan mereka.
Dengan teknologi yang lebih canggih, pihak perusahaan dapat meminimalisir kesalahan catat yang tidak disengaja. Dukungan mesin-mesin yang lebih canggih pun dapat menghindari perusahaan dari kehilangan data.
Salah satu mesin perkantoran yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan adalah mesin absensi. Mesin ini memudahkan bagian HRD dalam mencatat kehadiran karyawan hingga penjumlahan gaji yang harus dibayarkan.
Fungsi Mesin Absensi
Mesin absensi merupakan salah satu teknologi modern yang banyak digunakan dalam bidang perkantoran. Mesin ini bekerja dengan menempelkan sidik jari pada layar. Kemudian sistem akan membaca dan mencatat kehadiran karyawan secara real-time.
Berikut fungsi-fungsi mesin absensi yang harus Anda ketahui.
1. Memantau Jadwal Kerja Karyawan
Beberapa perusahaan memperbolehkan karyawannya hadir dengan jam kerja fleksibel. Akan tetapi, beberapa perusahaan memberlakukan jadwal kerja bagi karyawan-karyawan mereka.
Dengan menggunakan mesin absensi, perusahaan dapat memantau jadwal kerja karyawan. Hal ini dapat dilakukan oleh perusahaan dengan kehadiran jam kerja fleksibel maupun kehadiran jam kerja yang sudah terjadwal.
Baca juga: Cara Manfaatkan teknologi untuk Meningkatkan Bisnis UMKM
2. Mengelola Absen
Sistem waktu dan kehadiran yang kompeten, dapat membantu mengelola ketidakhadiran. Bahkan jika ketidakhadiran terjadi tanpa izin sebelumnya, karena sakit atau cuti mendadak.
Sistem pada mesin absensi dapat mengelola setiap karyawan yang absen pada jam kerja. Dengan begitu, setiap absen, sakit, maupun cuti akan tercatat dan masuk ke dalam laporan secara otomatis.
3. Menghitung Gaji Karyawan
Selain mencatat kehadiran karyawan, mesin absensi juga terintegrasi dengan penggajian. Proses penggajian telah diotomatisasi oleh sistem ke dalam fungsi penggajian, sehingga HRD tidak lagi perlu menghitungnya secara manual.
Adanya data kehadiran yang akurat dapat digunakan sebagai bahan menghitung gaji dan tunjangan lainnya dalam waktu yang singkat dan akurat.
4. Memantau Kepatuhan Karyawan
Setiap negara telah menetapkan peraturan jam kerja maksimal bagi karyawan yang harus dipatuhi oleh perusahaan agar tidak terjadi eksploitasi karyawan.
Oleh karena itu, dengan menggunakan mesin absensi, sistem waktu dan kehadiran setiap karyawan lebih mudah dipantau. Laporan-laporan tersebut akhirnya dapat digunakan untuk tujuan pelaporan dan kepatuhan perusahaan terhadap negara.
5. Membuat Laporan dan Analitik Terkait Karyawan
Mesin absensi memungkinkan perusahaan mendapat laporan dan analitik waktu serta kehadiran yang disesuaikan menggunakan data sistem.
Sistem akan bekerja dengan menginput dan membuat laporan serta analitik terkait kehadiran, wawasan jam kerja, pola shift, dan lain sebagainya untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Baca juga: Menghubungkan HP ke Proyektor dengan Kabel Data
Mengapa Harus Beralih ke Mesin Absensi?
Dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin maju, pencatatan kehadiran karyawan menggunakan cara manual dengan kertas akan merugikan perusahaan.
Hal ini dikarenakan pencatatan secara manual lebih membutuhkan waktu yang panjang untuk menginputnya ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga menambah pengeluaran perusahaan untuk membeli kertas.
Oleh karena itu, setiap perusahaan lebih diuntungkan ketika menggunakan mesin-mesin teknologi terkini untuk menunjang kerja perusahaan.
Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan Anda harus beralih ke mesin absensi.
1. Menghilangkan Pemantauan Berbasis Kertas
Setiap karyawan dalam perusahaan sedikit banyak tentu masih berhadapan dengan tumpukan kertas.
Jika perusahaan Anda masih mencatat kehadiran karyawan secara manual, tentunya hal ini akan menambah tumpukan kertas di atas meja HRD. Bahkan rentan terselip atau tertukar dengan berkas-berkas penting lainnya.
2. Pelacakan Paling Akurat dan Real-Time
Bagaimanapun tingginya ketelitian manusia, manusia tetap rentan terhadap kesalahan. Terlebih jika berhadapan dengan data yang besar dan banyak.
Dengan menggunakan mesin absensi, setiap kehadiran karyawan dapat dicatat secara akurat dan real-time. Bahkan tidak ada yang bisa memalsukan atau menduplikasi data, karena langsung tercatat dalam sistem.
3. Menghemat Waktu
Sistem yang terintegrasi dan pencatatan secara otomatis, dapat memangkas waktu karyawan untuk mengelola kehadiran dan mengintegrasikannya ke dalam gaji.
Tentunya, dengan hal ini, karyawan bagian HRD dapat menghemat waktu dan menggunakannya untuk mengerjakan hal-hal yang lebih penting.
4. Keamanan yang Lebih Baik
Pencatatan secara real-time dan data yang langsung masuk ke dalam sistem dapat menghindari perusahaan dari pencurian database.
Mengingat untuk mengunduh laporan pada sistem, perusahaan bisa memberlakukan akses khusus bagi setiap karyawan yang mengelola bagian tersebut.
5. Menekan Pengeluaran
Dengan menggunakan mesin absensi, tentunya perusahaan Anda bisa menekan pengeluaran, karena tidak lagi harus mengeluarkan biaya untuk membeli kertas.
Ini merupakan investasi jangka panjang terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda selama bertahun-tahun.
Baca juga: 5 Fungsi ID Card untuk Karyawan Kantoran
Untuk mendapatkan mesin absensi termurah dan berkualitas, Anda bisa membelinya di PT. Trikomindo Kharis Utama. Trikomindo Kharis Utama adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi dan berperan sebagai system integrator.
Selain itu, PT. Trikomindo Kharis Utama merupakan authorized partner dari produk-produk teknologi informasi seperti mesin absensi, CCTV, camera, notebook, gadget, computer peripheral, hingga aksesoris.
PT. Trikomindo Kharis Utama juga menyediakan produk teknologi informasi dari merek-merek terkemuka. Seperti Solution, Dell, Acer, Fujitsu, Lenovo, Infinity, Avtech, dan berbagai merek lainnya.
Editor: Nafila Chaerunnisa
