Indonetwork, Transportasi – Saat Lebaran Idul Fitri tiba, pengiriman barang umumnya mengalami peningkatan yang signifikan. Hal ini karena masyarakat mempersiapkan diri untuk merayakan hari raya ini dengan keluarga dan kerabat.
Fenomena ini dapat dilihat dari meningkatnya aktivitas pengiriman paket yang mencakup berbagai barang. Mulai dari makanan khas Lebaran hingga barang-barang kebutuhan sehari-hari dan hantaran untuk sanak saudara.
Permintaan akan layanan kurir dan pengiriman meningkat secara masif. Hal ini diiringii dengan upaya perusahaan logistik untuk memastikan kelancaran distribusi barang serta pengaturan jadwal pengiriman agar semua kiriman tiba tepat waktu untuk perayaan bersama keluarga.
Nah, bagi Anda para pelaku usaha bisa jadi cukup sibuk dalam mengelola pengiriman produk kepada pelanggan. Salah satunya memastikan formulir pengiriman barang tersedia dan telah divalidasi oleh pihak pengirim.
Formulir pengiriman barang merupakan salah satu elemen kunci dalam proses logistik pengiriman barang. Formulir ini penting karena menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi barang yang dikirim, alamat penerima, instruksi khusus, dan dokumen-dokumen terkait lainnya.
Lantas apa saja fungsi dari surat jalan pengiriman barang serta informasi yang dicantumkan? Selengkapnya berikut ini ulasannya.
Fungsi Formulir Pengiriman barang
Formulir pengiriman barang memiliki beberapa fungsi penting dalam proses logistik pengiriman, antara lain:
1. Identifikasi Barang
Formulir tersebut memuat informasi detail mengenai barang yang akan dikirim, seperti jenis barang, jumlah, berat, dimensi, nilai barang, dan nomor referensia unik (jika ada). Ini membantu penyedia layanan logistik untuk mengelola dan melacak barang dengan lebih efisien.
2. Informasi Pengirim dan Penerima
Formulir ini mencakup informasi lengkap mengenai pengirim (nama, alamat, nomor kontak) dan penerima (nama, alamat, nomor kontak). Hal ini penting agar barang dapat dikirim dan diterima dengan tepat.
3. Instruksi Khusus
Kadang-kadang, pengirim perlu memberikan instruksi khusus terkait pengiriman barang, seperti cara pengemasan khusus, penanganan barang yang rapuh, atau permintaan pengiriman pada waktu tertentu. Formulir pengiriman memungkinkan pengirim untuk menyertakan instruksi-instruksi ini.
4. Dokumen Pendukung
Beberapa barang mungkin memerlukan dokumen pendukung, seperti faktur, surat izin, atau sertifikat. Formulir pengiriman bisa digunakan untuk menyertakan dokumen-dokumen ini agar pengiriman dapat diproses dengan lancar.
5. Layanan Tambahan
Pengirim dapat memilih layanan tambahan seperti asuransi, layanan pengiriman kilat, atau layanan pelacakan. Formulir pengiriman memungkinkan pengirim untuk menentukan layanan-layanan tambahan yang diperlukan dan membayar biaya yang terkait.
Baca Juga: Begini Prosedur Impor Barang dari Luar Negeri yang Benar
Informasi yang Tercantum pada Formulir Pengiriman Barang
Informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang biasanya meliputi:
1. Data Pengirim
- Nama lengkap pengirim.
- Alamat lengkap pengirim.
- Nomor telepon atau kontak lainnya dari pengirim.
- Informasi perusahaan pengirim (jika berlaku).
- Nomor identifikasi pengirim (jika diperlukan, seperti NPWP).
2. Data Penerima
- Nama lengkap penerima.
- Alamat lengkap penerima.
- Nomor telepon atau kontak lainnya dari penerima.
- Informasi perusahaan penerima (jika berlaku).
- Nomor identifikasi penerima (jika diperlukan).
3. Deskripsi Barang
- Jenis barang yang dikirim (misalnya, elektronik, pakaian, makanan).
- Jumlah barang yang dikirim.
- Berat dan dimensi barang.
- Nilai barang (untuk tujuan asuransi dan pembebasan bea cukai jika berlaku).
4. Instruksi Khusus
- Instruksi pengemasan khusus (misalnya, “Handle with care”).
- Instruksi pengiriman khusus (misalnya, “Pengiriman hanya pada hari kerja”).
5. Layanan Pengiriman
- Pilihan layanan pengiriman (misalnya, regular, express).
- Layanan tambahan yang diminta (misalnya, asuransi, pelacakan).
6. Nomor Referensi
- Nomor referensi unik untuk pengiriman (jika diperlukan untuk pelacakan).
7. Biaya dan Pembayaran
- Detail biaya pengiriman.
- Metode pembayaran yang dipilih (misalnya, tunai, transfer bank).
8. Tanda Tangan dan Tanggal
- Tanda tangan pengirim sebagai persetujuan atas informasi yang tercantum.
- Tanggal pengiriman.
Penyedia Formulir Pengiriman Barang
Formulir pengiriman barang biasanya disediakan oleh penyedia layanan pengiriman atau perusahaan logistik yang melakukan proses pengiriman. Ini bisa berupa:
1. Perusahaan Kurir atau Ekspedisi
Perusahaan-perusahaan seperti FedEx, UPS, DHL, dan Tiki di Indonesia, umumnya menyediakan formulir pengiriman bagi pengirim yang ingin menggunakan layanan pengiriman mereka.
2. Jasa Pengiriman Barang
Terdapat juga jasa pengiriman barang lokal atau regional yang menyediakan formulir pengiriman khusus bagi pelanggan mereka. Contohnya adalah jasa kurir lokal di kota-kota tertentu.
3. Aplikasi Pengiriman Online
Dalam konteks e-commerce, platform pengiriman online seperti Shopify, WooCommerce, dan Tokopedia umumnya menyediakan formulir pengiriman barang yang terintegrasi dengan layanan pengiriman mereka.
Baca Juga: Dokumen-dokumen dalam Pengiriman Barang yang Perlu Dilampirkan
