Penting! Ketahui Jenis dan Fungsi Agenda

Indonetwork, Perlengkapan Kantor – Buku agenda atau yang bisa kita sebut juga sebagai diary planner merupakan buku yang digunakan sebagai catatan dan juga memo-memo yang terbilang penting dan masuk dalam jangka waktu satu tahun. 

Walaupun sekarang buku agenda sudah mulai tergeser oleh gadget-gadget dan media digital lainnya, namun tidak sedikit juga masih ada yang lebih memilih buku agenda.

Buku agenda memiliki banyak sekali manfaat, seperti dapat digunakan untuk media promosi, dapat digunakan untuk menunjang pekerjaan dan profesional, atau hanya untuk pemakaian pribadi sehari-hari. Jumlah anggaran promosi yang dikeluarkan untuk buku agenda sebagai media promosi kantor pun bisa terbilang murah.

Jika Anda sedang mencari informasi seputar buku agenda, meliputi fungsi dan jenis-jenisnya, simak terus artikel ini hingga akhir!

Fungsi Utama Buku Agenda

Dari penjelasan buku agenda di bagian atas tadi, tentunya Anda mengetahui bahwa fungsi utama dari buku agenda adalah untuk mencatat. Namun ternyata, fungsi dari agenda pun bisa berbeda-beda dan lebih dari sekedar agenda untuk mencatat keseharian.

Buku agenda harian sudah pasti merupakan buku yang fungsinya pun berkaitan dengan kegiatan harian. Misalnya saja, pencatatan yang dilakukan pada hari ini atau jika ada tugas yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.

Berikut ini beberapa fungsi lainnya dari jenis-jenis buku agenda yang ada.

1. Mengetahui Jumlah Masuk dan Keluar Surat

Akan ada saatnya dimana perusahaan perlu melihat jumlah surat yang masuk dan keluar dalam periode yang berbeda-beda untuk kepentingan administrasi kantor. Maka, dengan adanya buku agenda jenis ini akan sangat membantu sekali.

Semua hal yang berkaitan dengan administrasi kantor akan dengan mudah dicatat pada buku agenda. Anda pun dapat mengetahui dengan rinci hal-hal yang berkaitan dengan pencatatan dan surat-menyurat di agenda.

2. Pencarian Surat

Biasanya perusahaan atau juga suatu organisasi perlu memiliki surat yang tersimpan rapi sebagai arsip dan dokumentasi. Dengan menuliskan identitas surat yang rapi dan berurut pada agenda, maka Anda dapat dengan mudah menemukannya dalam menemukan berkas-berkas surat yang terdahulu.

3. Bukti Masuk dan Keluar Surat

Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap surat yang masuk dan keluar dapat diidentifikasikan dengan sangat begitu mudah. Hal ini juga dapat memudahkan pencatatan administrasi di kantor Anda.

BACA JUGA: Tips Memilih Hadiah Untuk Teman Kantor

Jenis – Jenis Buku Agenda

Berikut adalah beberapa jenis buku agenda yang umun berdasarkan fungsinya.

1. Agenda Kembar

Buku agenda kembar merupakan jenis buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah pada buku agenda yang berbeda.

Berikut format umum pada buku agenda kembar:

2. Agenda Tunggal

Buku agenda tunggal ini cocok untuk digunakan sebagai pencatatan surat masuk dan keluar serta dengan penomoran yang ditulis berurutan pada setiap bagian halaman. 

Buku agenda ini pada umumnya ditulis dengan menggunakan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan, instansi atau perusahaan, perihal, dan lampiran yang diteruskan pada keterangan serta kode arsip.

Berikut format penulisan pada agenda tunggal:

3. Agenda Berpasangan

Terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda keluar, tetapi untuk kolomnya dibedakan atau juga dibuat dengan cara terpisah. Untuk penomoran pada buku ini juga terpisah. 

Nah, biasanya format buku agenda ini di bagian tabel surat masuk terdapat tanggal penerimaan surat, nomor, perusahaan pengirim, nama instansi, keterangan, kode arsip dan diteruskan kepada. Format lain yang dimiliki buku agenda ini terdiri dari nomor surat, nomor, nama instansi, tanggal surat, tujuan dari pengiriman surat, tujuan pengiriman, perusahaan pengirim, file dan juga lampiran. 

Berikut format penulisan pada agenda berpasangan:

4. Agenda Jurnal

Buku agenda jurnal biasanya digunakan untuk keuangan atau juga untuk akuntansi perusahaan. Pencatatan atau merupakan kegiatan penjurnalan yaitu, merupakan hal yang begitu penting karena akan menjadi penghubung transaksi dengan buku besar dan siklus – siklus akuntansi selanjutnya.

BACA JUGA: Apa Saja Alat Tulis Kantor Yang Wajib Ada? Ini Daftarnya!

Rekomendasi Tempat Jual Agenda Custom

Jika anda ingin mencari buku agenda yang menarik, Promoplus menyediakan berbagai jenis buku agenda yang menarik, berkualitas, dan pastinya dengan harga yang terjangkau. Buku agenda biasa dikenal dengan desainnya yang kaku atau terbilang formal, di Promoplus ini anda bisa membuat buku agenda dengan desain custom yang anda inginkan dan anda sukai. 

Tidak hanya menyediakan buku agenda Promoplus juga mengeluarkan produk lainnya seperti Kalender Meja, dan Sticky Notes yang beragam.

Penulis: Najmia Chaerunnisa

Editor: Nafila Chaerunnisa