Banyak institusi di dunia yang kini mengurangi penggunaan kertasnya dengan alasan ikut menjaga lingkungan. Mendengar hal ini Anda pun dapat pula berpartisipasi dengan menerapkan konsep serupa dalam bisnis dan keseharian.

Pikirkan matang-matang soal alasan Anda tetap menggunakan kertas. Mungkin akan lebih afdol dalam menggunakan buku catatan untuk mengurutkan daftar pekerjaan. Atau, ada banyak dokumen kertas yang membutuhkan bubuhan tanda tangan.

Namun di luar itu, ada banyak elemen bisnis yang idealnya tidak lagi menggunakan kertas.

sistem paperless - daftar aplikasi produktivitas

Baca juga: Daftar Aplikasi Produktivitas Andalan Para Tokoh Teknologi Terkemuka

Pilihan aplikasi untuk menerapkan sistem paperless

Berikut ini adalah alat yang akan membantu Anda menerapkan sistem paperless beserta rekomendasinya:

Layanan sinkronisasi berkas (File Sync)

Layanan sinkronisasi berkas akan memungkinkan dokumen tersedia di manapun dan kapanpun selama Anda masih memegang perangkat komunikasi (laptop, tablet, ponsel) di tangan. Beberapa layanan yang di maksud bahkan menawarkan opsi berbagi dokumen secara privat.

Keuntungan dari layanan sinkronisasi berkas adalah berkas yang sudah di unggah akan tersimpan secara otomatis pada penyimpanan perangkat (bukan online) dan mencetak salinan fisiknya kembali.

Layanan yang paling populer di antaranya adalah:

  • Dropbox
  • Box
  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive.

Fitur tanda tangan elektronik (E-signature)

Jika Anda menerima versi dokumen digital dalam format PDF, Anda tidak perlu repot mengunduh lalu mencetaknya kembali di atas kertas hanya supaya dapat di tanda tangani.

Dengan aplikasi e-signature, Anda dapat menyematkan tanda tangan langsung ke dalam berkas PDF tersebut. Namun untuk melakukannya, Anda di haruskan membuat tanda tangan terlebih dahulu, entah dengan mouse, sapuan jari ataupun stylus (lebih ideal).

Beberapa aplikasi serupa memungkinkan Anda untuk membuat tanda tangan di atas kertas terlebih dahulu, lalu foto dan mengunggahnya. Jika sudah, maka tanda tangan siap untuk di bubuhkan secara digital. Anda juga bisa memakai tanda tangan lebih dari satu.

Beberapa aplikasi yang menyediakan fitur ini adalah

  • Adobe Reader
  • Adobe Acrobat
  • Hightail
  • Preview

Aplikasi pemindai (Scanner)

Aplikasi pemindai lazimnya di temui pada perangkat ponsel dan tablet. Aplikasi ini akan mengubah fungsi kamera ponsel Anda menjadi alat pemindai berkas.

Beberapa di antaranya punya fitur pendeteksi teks (OCR) dan menyimpan dokumen baru dari teks tersebut. Aplikasi ini juga dapat memotong latar belakang berkas dan mengatur posisinya supaya terlihat rata dan simetris.

Aplikasi pemindai yang paling banyak di temui adalah CamScanner. Selain itu, ada pula Evernote, Scannable dan Microsoft OneNote.

Aplikasi daftar tugas

Ucapkan selamat tinggal pada kertas daftar tugas Anda. Terapkan sistem paperless dengan bantuan aplikasi digital yang lebih efisien dan dapat di akses di mana-mana.

Sebagai perbandingan jika menggunakan kertas, Anda akan kesulitan mengatur kembali posisi tugas yang ingin di prioritaskan. Anda juga tidak dapat mendelegasikan tugas kepada orang lain dan tahu kapan mereka menyelesaikannya. Fitur-fitur ini hanya bisa di dapatkan pada aplikasi to-do list digital.

Karena sifatnya yang lintas perangkat, Anda dapat mengaksesnya di manapun. Tugas yang di susun juga dapat Anda bagi ke orang lain. Aplikasi semacam ini juga membantu dalam melakukan penjadwalan berdasarkan waktu dan lokasi.

Beberapa aplikasi daftar tugas terpopuler diantaranya adalah:

  • Todoist
  • Remember the Milk
  • Any.do
  • Wunderlist

Layanan faksimilie online

Penggunaan faksimilie mungkin tidak lagi sesering lima hingga sepuluh tahun yang lalu. Namun jika sewaktu-waktu Anda membutuhkannya, terutama ketika sedang berkirim berkas dengan rekanan bisnis di luar negeri, maka layanan faksimilie online seperti MyFax, Send2Fax, dan Nextiva Fax dapat menjadi pilihan.

Tentu saja berkas yang Anda kirim dan terima melalui nomor faksimilie tidak memerlukan kertas sama sekali.