Frustrasi, kesal dan merasa tidak di pedulikan. Mungkin itulah perasaan-perasaan yang sering di rasakan ketika panggilan, email dan pesan singkat yang Anda kirim tidak di balas.

Komunikasi yang tidak di  hiraukan memang sering membuat orang patah semangat, apalagi jika berkaitan dengan bisnis.

Perlu di catat bahwa ada banyak alasan mengapa Anda tidak mendapat balasan. Mungkin si penerima tidak melihat pesan Anda karena terselip di antara pesan yang lebih penting.

checklist-icon

Baca juga: Tujuh cara menambah nilai bisnis dan pekerjaan Anda

Atau bahkan, mereka terlalu sibuk untuk merespon secara langsung. Malah bisa saja mereka telah membacanya namun lupa untuk membalasnya.

Pertanyaannya, adakah cara untuk memastikan kalau pesan yang kita kirim sampai ke tujuan dan akan di balas dengan semestinya? Berikut ini adalah tips melakukan follow up pada klien dan rekanan bisnis:

Selalu berprasangka baik

Jangan merasa berkecil hati apabila si penerima belum menjawab. Ada banyak alasan yang sifatnya ringan dan tidak berkaitan dengan diri Anda. Meski begitu, tetaplah berusaha untuk menarik perhatian mereka sembari memberi indikasi bahwa Anda masih menunggu jawaban.

Hal ini harus Anda lakukan terutama jika berkaitan dengan pekerjaan yang ada tenggat waktunya. Anda dapat menuliskan:

“Saya harap bapak/ibu menerima pesan saya. Pesan saya yang kemarin belum di balas ya? Maka dari itu saya ingin mendengar jawaban dari bapak/ibu.”

Bila perlu gunakan emotikon senyum untuk menghangatkan suasana. Pahami mengapa mereka tidak membalas pesan Anda, seperti kata pakar hubungan, “karena hidup itu indah jika semua saling pengertian.”

Berikan si penerima keleluasaan untuk mengakhiri komunikasi

Jika Anda masih tetap tidak menerima balasan meskipun sudah melakukan follow up berkali-kali, ada kemungkinan si penerima tidak berminat lagi dengan Anda.

Suatu hari, saya pernah di minta oleh klien untuk membuatkan proposal. Tiga minggu kemudian, saya belum juga menerima balasan dari yang bersangkutan.

Saya kemudian mengirim pesan, “Halo pak/bu, jika bapak/ibu masih berminat mengenai proposal jasa yang telah kami tawarkan, silakan beritahu saya. Namun jika tidak, mohon maaf saya akan mencoret bapak/ibu dari daftar proposal kami.”

Beberapa saat kemudian, saya langsung menerima jawaban, “Terima kasih, tapi kami sudah memutuskan untuk tidak memakai jasa Anda. Mohon maaf.”

Mengambil empati dengan memanfaatkan hobi si penerima

Salah satu cara untuk menghangatkan suasana percakapan terutama jika Anda bertemu dengan orang baru adalah dengan melihat hobi (passion) orang tersebut.

komunikasi bisnis - kerangka penulisan sales letter

Baca juga: 6 komponen kerangka penulisan sales letter yang efektif

Jadi, pada saat melakukan follow up, Anda bisa memulai percakapan dengan mengomentari hasil pertandingan sepakbola kemarin malam. Atau misalnya saja mereka senang berwisata, ceritakan peristiwa yang berkaitan dengan tempat wisata yang baru mereka kunjungi.

Anda dapat mengetahui hobi-hobi seseorang melalui profil jejaring sosialnya, blog pribadinya atau dengan berbicara secara tatap muka.

Lakukan kontak di jam yang berbeda setiap harinya.

Bedakan jam ketika Anda melakukan percakapan dengan si penerima. Perhatikan apakah mereka membalas pesan lebih cepat jika berada di jam tertentu. Kebanyakan orang-orang penting bekerja lebih cepat dan pulang lebih larut daripada karyawan biasa.

Berpegang pada aturan “Maksimal tiga kali”

Tips melakukan follow up yang satu ini merupakan aturan emas dalam dunia komunikasi. Jika si penerima belum juga membalas pesan Anda, kirimkan satu pesan setiap rentang satu hingga dua minggu.

Hal ini penting untuk memberi kesan bahwa Anda tetap bersikap santai dan tidak kasar. Jika pesan Anda sudah terkirim sebanyak tiga kali dan mereka belum juga membalas, mau tidak mau Anda harus mengabaikan si penerima dan bergerak ke depan.

Penting untuk di ingat bahwa kebanyakan orang memiliki jadwal yang sangat padat. Namun bukan berarti mereka tidak punya waktu untuk membalas pesan Anda.

Jangan merasa sakit hati jika tidak mendapat respon. Daripada menggerutu, lebih baik Anda melangkah ke depan dan mencari klien yang lebih menghargai waktu Anda.